Orinexis

Qui est responsable de vos données ?

Appolo (EURL)
151 rue du Poumet
64170 Artix
SIRET : 508 275 567 00032
TVA : FR02508275567

Pour toute question sur vos données personnelles ou pour exercer vos droits : contact à renseigner par l'administrateur de la plateforme.

L'application est exploitée et hébergée par INFONEXIS, qui agit pour le compte du responsable de traitement (sous-traitant).

Quelles données, pourquoi et combien de temps ?

Comptes des utilisateurs

Pourquoi (finalité)

Créer et gérer votre compte, vous identifier, vous donner les droits liés à votre rôle et vous adresser les notifications de l'application

Données concernées

identité (prénom, nom), adresse e-mail, photo (facultative), langue et préférences d'affichage, profil d'accès, groupes et entités, notifications reçues

Fondement

Exécution du contrat

Qui y accède

Administrateurs de l'instance, Console d'authentification

Durée de conservation

anonymisation après 5 ans de la sortie de la personne (compte désactivé)

Connexions, sessions et appareils

Pourquoi (finalité)

Vous garder connecté, protéger votre compte (double authentification, déconnexion à distance) et détecter les accès anormaux

Données concernées

adresse IP, navigateur, dates de connexion et de dernière activité, identifiant chez le fournisseur d'identité

Fondement

Intérêt légitime

Qui y accède

Vous-même (Mon profil > Sécurité), Administrateurs de l'instance, Console d'authentification

Durée de conservation

suppression après 1 mois de la dernière activité de l'appareil (30 jours par défaut)

Journaux d'activité

Pourquoi (finalité)

Sécurité, traçabilité des actions et analyse de l'usage

Données concernées

identité, adresse IP, actions réalisées

Fondement

Intérêt légitime

Qui y accède

Administrateurs de l'instance

Durée de conservation

suppression après 1 an d'ancienneté de l'événement

Journal du pare-feu applicatif

Pourquoi (finalité)

Sécurité du service : détecter les tentatives d'intrusion et bloquer les robots

Données concernées

adresse IP, navigateur, empreinte de l'identifiant essayé (jamais en clair), domaine de l'adresse essayée

Fondement

Intérêt légitime

Qui y accède

Administrateurs de l'instance, Hébergeur (pare-feu du serveur)

Durée de conservation

suppression après 3 mois d'ancienneté de l'événement

Justificatifs de la bannette

Pourquoi (finalité)

Garder les tickets, reçus et factures déposés jusqu'à leur reprise dans une note de frais ou une pièce

Données concernées

identité, dépenses, photos des justificatifs

Fondement

Intérêt légitime

Qui y accède

L'utilisateur, Comptabilité (bannettes partagées)

Durée de conservation

suppression après 1 an du dépôt d'un justificatif jamais repris (un justificatif repris suit la pièce qui l'utilise)

E-mails envoyés par l'application

Pourquoi (finalité)

Notifications, documents et messages envoyés aux utilisateurs et aux tiers

Données concernées

identité, adresse e-mail, contenu du message

Fondement

Intérêt légitime

Qui y accède

Prestataire d'envoi (SMTP)

Durée de conservation

au-delà du nombre de messages gardés (10 000 par défaut), corbeille de 30 jours

Selon les modules activés dans votre organisation, d'autres traitements peuvent vous concerner (ressources humaines, temps passés, notes de frais, etc.) : ils sont décrits dans la notice remise par votre employeur et dans le registre des traitements.

Cookies et traceurs

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du service : ils ne servent ni à la publicité ni à la mesure d'audience et aucun traceur de tiers n'est utilisé. Vos préférences d'affichage (thème, colonnes des tableaux, etc.) sont enregistrées dans votre compte, pas dans votre navigateur.

Qui d'autre intervient dans le traitement de vos données ?

Pour faire fonctionner le service, le responsable de traitement fait appel aux prestataires suivants (sous-traitants) :

• Hébergeur de l'instance (INFONEXIS) : Hébergement et exploitation de la plateforme (France)
• Console d'authentification Orinexis : Authentification, mots de passe et double authentification (France)
• Prestataire d'envoi d'e-mails (SMTP) : Envoi des e-mails de l'application (notifications, documents, messages) (Selon le prestataire choisi)
• Géoplateforme de l'IGN : Recherche d'adresses, itinéraires et distances (France)

Transferts hors de l'Union européenne : Prestataire d'envoi d'e-mails (SMTP) (Selon le prestataire choisi). Ces transferts sont encadrés par les garanties suivantes : Contrat de sous-traitance du prestataire.

Comment vos données sont protégées

• Connexions chiffrées (TLS) ; clés d'API, coordonnées bancaires (IBAN) et instantanés de la corbeille chiffrés avec une clé propre à l'instance
• Authentification déléguée (mots de passe jamais stockés par l'application) ; double authentification exigée des administrateurs ; sessions limitées dans le temps et déconnexion à distance
• Droits par profil et par groupe d'utilisateurs ; données personnelles sensibles protégées par un droit spécifique ; cloisonnement par entité
• Journal d'activité (connexions, créations, modifications, suppressions, exports) et historique des modifications des données
• Corbeille de 30 jours avant suppression définitive ; archivage, anonymisation et suppression à l'échéance des durées de conservation
• Effacement sur demande d'une personne : immédiat, corbeille comprise ; clés d'accès et données recalculées jamais gardées en corbeille
• Sauvegardes : durée de conservation à préciser par l'hébergeur de l'instance

Vos droits

Vous pouvez à tout moment, dans les conditions prévues par le règlement général sur la protection des données (RGPD) :

• obtenir l'accès à vos données et en recevoir une copie ;
• demander leur rectification si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• demander leur effacement, lorsqu'aucune obligation légale ou finalité légitime ne justifie de les conserver ;
• demander la limitation du traitement ;
• vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime, ou retirer votre consentement lorsque celui-ci est la base du traitement ;
• demander la portabilité des données que vous avez fournies, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat.

Pour exercer ces droits, écrivez au contact indiqué ci-dessus ; une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois. Une pièce justifiant votre identité peut vous être demandée. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).

Vous pouvez aussi, sans nous écrire, corriger vos nom, prénom et adresse e-mail, votre photo et vos préférences dans « Mon profil », consulter les appareils connectés à votre compte et les déconnecter à distance (Mon profil > Sécurité).